Dobrowolne umorzenie udziałów z czystego zysku – wysokość kapitału zakładowego a wartość nominalna udziałów po umorzeniu

dobrowolne umorzenie udziałów

Problem z ilością udziałów i kapitałem zakładowym

Jeden z klientów zadał nam pytanie czy prawidłowa jest sytuacja, w której po dobrowolnym umorzeniu udziałów powstała różnica pomiędzy wysokością kapitału zakładowego a sumą nominalnej wartości udziałów pozostałych po umorzeniu udziałów.

Zacznijmy od początku i ustalmy, kiedy dobrowolne umorzenie udziałów jest możliwe.

Kiedy dobrowolne umorzenie udziałów jest możliwe

Po pierwsze, udziały przeznaczone do umorzenia muszą istnieć, a więc umorzenie udziałów jest możliwe jedynie po wpisaniu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego a umorzenie musi dotyczyć wpisanych do KRS-u udziałów.

Po drugie, umorzenie udziałów jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy umowa spółki z o.o. zawiera zapis dopuszczający przeprowadzenie procedury umorzenia udziałów. Takim standardowym zapisem umożliwiającym umorzenie udziałów jest następujący:

  1. Udział Wspólnika może zostać umorzony na podstawie uchwały Zgromadzenia Wspólników.
  2. Udział może zostać umorzony za zgodą Wspólnika w drodze nabycia udziału przez Spółkę (umorzenie dobrowolne) albo bez zgody Wspólnika (umorzenie przymusowe). Przymusowe umorzenie może nastąpić w przypadku naruszenia przez Wspólnika przepisu art. 211 § 1 K.s.h.
  3. Umorzenie udziału może nastąpić z czystego zysku albo w drodze obniżenia kapitału zakładowego Spółki.

Umowa nabycia udziałów w celu ich umorzenia

Dobrowolne umorzenie udziałów następuje poprzez ich nabycie przez spółkę. Taka umowa wymaga odpowiedniej formy – formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Podpisanie umowy o nabyciu własnych udziałów spółki przeznaczonych do umorzenia musi być poprzedzone podjęciem uchwały zgromadzenia wspólników o dobrowolnym umorzeniu udziałów oraz określeniu ceny za ich nabycie od wspólnika oraz oświadczeniem tego wspólnika z wyrażeniem zgody na dobrowolne umorzenie udziałów.

Procedura umorzenia udziałów

Po trzecie, aby prawidłowo dokonać dobrowolnego umorzenia udziałów za wynagrodzeniem, należy przeprowadzić następujące kroki: 1) sprawdzić umowę spółki, umowa ta musi zawierać regulację dotyczącą dobrowolnego umorzenia udziałów; 2) podjąć uchwałę zgromadzenia wspólników o nabyciu w celu umorzenia własnych udziałów; 3) uzyskać zgodę wspólnika na dobrowolne umorzenie; 4) zawrzeć umowę nabycia własnych udziałów przez spółkę oraz 5) podjąć uchwałę zgromadzenia wspólników o umorzeniu własnych udziałów.

Czy nominalna wartość udziałów może nie zgadzać się z wartością kapitału zakładowego

Umorzenie udziałów może być dokonane poprzez obniżenie kapitału zakładowego o wartość nominalną umarzanych udziałów. Drugim sposobem umorzenia udziałów będzie umorzenie udziałów bez obniżania kapitału zakładowego, z czystego zysku. W tym drugim przypadku, tj. umorzenia z czystego zysku, uchwała zgromadzenia wspólników o umorzeniu udziałów nie wymaga formy szczególnej. Umorzenie takie polega na zmniejszeniu liczby udziałów o ilość umarzanych udziałów, przy zachowaniu niezmienionej wartości kapitału zakładowego. Inaczej mówiąc, wartość nominalna udziałów pozostałych po umorzeniu będzie mniejsza od wartości kapitału zakładowego.

Można to zilustrować na przykładzie: w spółce z o.o., posiadającej kapitał zakładowy w wysokości 10.000 zł i 200 udziałów o wartości 50 zł jeden udział, dobrowolnie umorzono 20 udziałów o łącznej nominalnej wartości 1.000 zł. Kapitał zakładowy pozostanie bez zmian – 10.000 zł, natomiast w spółce po umorzeniu będzie 180 udziałów o nominalnej wartości 9.000 zł.

Dostosowanie wartości nominalnej udziałów z wartością kapitału zakładowego

Wspólnicy pozostający w spółce z o.o. mogą zdecydować się na podjęcie uchwały zmieniającej umowę spółki i dostosowującej wartość pozostałych po umorzeniu udziałów do nie zmienionej wysokości kapitału zakładowego.

Czym różni się wspólnik od członka zarządu w spółce z o.o.?

wspólnik a członek zarządu

Wspólnik w spółce z o.o.

Wspólnikiem w spółce z o.o. jest osoba, która ma co najmniej jeden udział w kapitale zakładowym. Każdy podmiot może posiadać udziały w spółce z o.o. – to może być osoba fizyczna lub prawna, podmiot krajowy lub zagraniczny. Uzyskanie udziału w spółce z o.o. może nastąpić na wiele sposobów – przez zakup istniejących udziałów od dotychczasowego udziałowca spółki albo poprzez objęcie udziałów nowoutworzonych powstających w wyniku podwyższenia kapitału zakładowego.

Objęcie udziałów może mieć miejsce w zamian za wkład pieniężny lub też niepieniężny. Wkładem niepieniężnym może być zasadniczo wszystko co ma jakąś wartość i jest zbywalne (środki trwałe, nieruchomości, itp.).

Jak widać wspólnik spółki z o.o. jest osobą, która wyposaża spółkę w kapitał. Kapitał, który ma służyć spółce do prowadzenia bieżącej działalności.

Zasadniczo rola wspólnika ogranicza się do wyposażenia spółki w kapitał oraz nadzoru działalności spółki. Nadzór nad działalnością jest wykonywany na zgromadzeniach wspólników, na których wspólnicy decydują w formie uchwał nad istotnymi sprawami spółki, takimi jak: skład osobowy zarządu spółki, określenie przedmiotu działalności spółki, ocena sprawozdania finansowego po zakończonym roku obrotowym, podział zysku.

Członek zarządu w spółce z o.o.

Członek zarządu spółki z o.o. to osoba, która zarządza bieżącymi sprawami spółki. Zarząd jest uprawiony do reprezentowania spółki oraz prowadzenia jej spraw. W praktyce będzie to oznaczać, że to członek zarządu podejmuje decyzję o podpisaniu umowy pomiędzy spółką z o.o. a jej kontrahentem. Zarząd zarządza majątkiem spółki, podejmując decyzje biznesowe, biorąc udział w negocjacjach, reprezentując spółkę w sądzie.

Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna, może być to Polak lub cudzoziemiec. Członek zarządu jest powoływany i odwoływany przez zgromadzenie wspólników. Zarząd spółki może składać się z jednego członka zarządu albo też z kilku osób.

Umowa spółki określa sposób jej reprezentacji. Najczęściej występującymi sposobami są: samodzielna reprezentacja spółki przez jednego członka zarządu lub reprezentacja łączna – dwóch członków zarządu.

Oczywiście można łączyć funkcje wspólnika spółki z o.o. i członka zarządu, a więc jedna osoba może być i wspólnikiem, i członkiem zarządu jednocześnie.

Odwołanie prokurenta w spółce komandytowej założonej w systemie s24

prokurent w spółce komandytowej

Jak wiadomo, spółkę komandytową można zarejestrować wyłącznie elektronicznie albo korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych albo też z uproszczonej wersji rejestracji dostępnej na portalu S24.

Znaczna część osób chcących szybko zarejestrować spółkę komandytową korzysta z portalu s24. Zaletami tego portalu jest to, że rejestracja spółki trwa kilka dni, co jest znaczną oszczędnością czasu w porównaniu do Portalu Rejestrów Sądowych. Szybkość rejestracji wynika z tego, że wszystkie czynności rejestracyjne dokonuje się przez Internet a dokumenty podpisuje się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Niższe są też koszty założenia tej spółki, gdyż nie są ponoszone koszty notarialne.

Trzeba jednak pamiętać, że portal s24 jest bardzo uproszczony i prowadzi to czasem do absurdów, jak na przykład takiego, że w spółce komandytowej zarejestrowanej w tym portalu można powołać prokurenta stosując wzorzec dokumentu nt.: uchwała o ustanowieniu prokury przez spółkę komandytową, lecz już w tym portalu nie można odwołać prokurenta. Co ciekawe, formularz rejestrujący zmiany w s24 przewiduje dokonywanie zmian lub wykreślenie prokurenta, co z tego, jeśli nie ma możliwości utworzenia uchwały o zmianie lub odwołaniu prokurenta:

zrzut ekranu prokurent

Jedynym wyjściem umożliwiającym dokonanie takiej zmiany (np.: odwołanie prokurenta) jest przygotowanie samodzielnie uchwały o odwołaniu prokurenta i skorzystanie z Portalu Rejestrów Sądowych.

Dostęp do Repozytorium Akt Rejestrowych (elektronicznych akt rejestrowych spółek w KRS)

dostęp do Repozytorium Akt Rejestrowych

Od 1 lipca 2021 roku wszelkie składane do KRS wnioski o zmianę danych (zmiana umowy spółki, zmiana składu udziałowców) są zgłaszane w formie elektronicznej. Także w formie elektronicznej możliwe jest przeglądanie akt rejestrowych wybranej spółki z o.o..

Ze zgłoszonymi zmianami danych w wybranej spółce z o.o. można zapoznać się za pośrednictwem Repozytorium Akt Rejestrowych (https://rar.ms.gov.pl/). W tym rejestrze można podejrzeć każdy złożony po lipcu 2021 r. wniosek. Za pośrednictwem Repozytorium Akt Rejestrowych można zapoznać się, bez logowania do tego systemu, z wydanymi przez sąd rejestrowy orzeczeniami wobec wybranej spółki. Jeśli osoba zainteresowana chciałaby uzyskać dostęp do dokumentów o ograniczonym poziomie dostępności, zawierających wrażliwe dane osobowe, musi poprosić o przesłanie z sądu loginu i hasła lub hasła jednorazowego uprawniającego do dostępu do tych dokumentów.

Jak uzyskać dostęp do dokumentów o ograniczonym dostępie?

Można poprosić o jednorazowy dostęp do tego systemu wyłącznie za pośrednictwem formularza wysyłanego za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (https://prs-ekrs.ms.gov.pl/e-formularze). Trzeba się do tego Portalu zalogować, wpisać KRS interesującej nas spółki i przejść do zakładki “Pismo procesowe ogólne”. W formularzu trzeba wskazać imię i nazwisko osoby, która ma otrzymać jednorazowy dostęp do Repozytorium Akt Rejestrowych oraz należy wskazać sygnatury spraw, które nas interesują. Na razie nie znane są zasady ograniczania dostępu do określonych dokumentów złożonych w Repozytorium Akt Rejestrowych przez referendarzy sądowych. Praktyka jest różna: od pełnego dostępu do akt do daleko posuniętych ograniczeń w dostępie zdalnym do akt danej spółki. Prawdopodobnie jest to związane z różnym podejściem referendarzy sądowych do ochrony danych osobowych zgromadzonych w elektronicznie zgłaszanych dokumentach.

Jak zapoznać się z dokumentami złożonymi przed 1 lipca 2021 roku?

Warto wskazać, że akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców są od 1 lipca 2021 roku prowadzone wyłącznie w systemie informatycznym i tylko w takiej formie są te akta udostępniane dla osób chcących się zapoznać z danymi składanymi do sądu rejestrowego. Warto też pamiętać, że akta rejestrowe złożone przed 1 lipca 2021 r. nie są zdigitalizowane i chcąc zobaczyć starsze dokumenty trzeba zamówić dostęp do akt spółki w czytelni sądu rejestrowego i udać się do sądu osobiście.

Bieżący dostęp do Repozytorium Akt Rejestrowych jest z pewnością bardzo ważny dla wspólników mniejszościowych, którzy na bieżąco mogą monitorować zmiany w podmiotach, w których mają swój mniejszościowy udział. Taki dostęp jest także przydatny w trakcie dokonywania sprawdzenia nowego kontrahenta, gdyż z Repozytorium Akt Rejestrowych można uzyskać wiele ważnych informacji na temat działania danej spółki (np.: czy istnieje konflikt pomiędzy wspólnikami).

Czy zarząd spółki z o.o. musi być obecny na zgromadzeniu wspólników?

członek zarządu

Zacząć należy od tego, że problem obecności członków zarządu na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. dotyczy jedynie takiej sytuacji, gdy członkami zarządu spółki nie są jednocześnie wspólnicy tej spółki.

Jeśli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, to przepisy kodeksu spółek handlowych regulują jedynie zasady obecności byłych członków zarządu na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Mianowicie, zgodnie z art. 231 k.s.h., na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników mogą być obecni ci członkowie zarządu, którym wygasł w trakcie poprzedniego roku obrotowego mandat. Byli członkowie zarządu uczestniczą przy sporządzaniu sprawozdania zarządu oraz mają prawo do przeglądania przygotowanego sprawozdania zarządu, sprawozdania finansowego oraz opinii biegłego rewidenta. Byli członkowie zarządu mogą też przedkładać do tych dokumentów w własne opinie na piśmie. Mimo braku regulacji prawnej należy wskazać, że obecność członków zarządu (w tym byłych członków zarządu) na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników jest o tyle dla tych osób istotna, że warto być obecnym przy głosowaniu uchwał nad udzieleniem absolutorium poszczególnym członkom zarządu, gdyż zasadą jest udzielane absolutorium indywidualnie każdemu z członków tego organu kolegialnego.

Niemniej jednak dobrym zwyczajem w spółkach z o.o. jest obecność członków zarządu nie tylko na zwyczajnych zgromadzeniach, lecz też i na nadzwyczajnych zgromadzeniach wspólników, w szczególności, że wspólnicy mogą mieć pytania do zarządu co do bieżącego zarządzania spółką i oczekiwać otrzymania niezbędnych wyjaśnień w tym zakresie.

Przepisy kodeksu spółek handlowych nie wskazują też, kto ma prawo otwarcia zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.. Utartym zwyczajem jest, że zgromadzenie wspólników otwiera prezes zarządu. Może to być przedstawiciel większościowego wspólnika, który będzie otwierał zgromadzenie wspólników i zarządzał wybór przewodniczącego tego zgromadzenia. Może też to być osoba wyznaczona przez zarząd w uchwale zarządzającej zwołanie zgromadzenia wspólników.

Na koniec warto pamiętać, że na zgromadzeniu wspólników pełnomocnikiem wspólnika nie może być członek zarządu lub inna osoba, która jest zatrudniona przez spółkę na podstawie umowy o pracę (art. 243 k.s.h.).

Umowa zbycia udziałów w spółce z o.o. zarejestrowanej w s24

zbycie udziałów

Podstawowym celem uruchomienia systemu s24, było szybkie i proste rejestrowanie spółek oraz wprowadzanie bieżących zmian. Prostota tego systemu jest związana z wykorzystaniem kilkuwariantowych wzorów dokumentów. Jednak mimo prostoty tego systemu, zgłaszanie zmian wymaga pewnego doświadczenia, gdyż łatwo o zwrot wniosku zgłoszeniowego z uwagi na popełnienie nawet drobnych błędów.

Udzielenie zgody na zbycie udziałów w spółce z o.o.

Także zmiana udziałowca w spółce z o.o., zarejestrowanej w s24, jest w miarę prosta. Na początku należy udzielić dostępu do dokumentów spółki osobie, która ma być nowym udziałowcem. Potem trzeba sprawdzić czy umowa spółki z o.o. nie wymaga uprzedniego uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na zmianę udziałowca. Jeśli taka zgoda jest wymagana to należy wykorzystać wzór: „Udzielenie zgody na zbycie udziałów w spółce z o.o.” na udzielenie takiej zgody.

Umowa zbycia udziałów w spółce z o.o.

Idąc dalej należy wykorzystać wzór umowy zbycia udziałów: „Umowa zbycia udziałów w spółce z o.o.” i prawidłowo wypełnić osoby zbywającego i nabywającego udziały.

Pozostałe dokumenty

Pozostałymi dokumentami, koniecznymi do przeprowadzenia zmiany udziałowca będą: „Lista wspólników”, „Lista adresów do doręczeń członków organu lub osób uprawnionych do powołania zarządu”, „Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców” oraz „Oświadczenie nowego wspólnika o przystąpieniu do spółki”.

 Kto ma podpisać?

Wszystkie powyżej wymienione dokumenty muszą być elektronicznie podpisane przez odpowiednie osoby. Udzielenie zgody na zbycie udziałów w spółce z o.o. podpisują dotychczasowi udziałowcy.

Umowę zbycia udziałów podpisują zbywca i nabywca.

Oświadczenie nowego wspólnika o przystąpieniu do spółki – jest podpisywana tylko przez nabywcę.

„Lista wspólników”, „Lista adresów do doręczeń członków organu lub osób uprawnionych do powołania zarządu”, „Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców” – są podpisywane przez członków zarządu spółki z o.o..

Prawidłowo wypełniony formularz zgłoszeniowy

Wszystkie wyżej wymienione dokumenty należy dołączyć do formularza zgłoszeniowego. Formularz należy prawidłowo wypełnić, opłacić (300 zł), podpisać przez członków zarządu i wysłać do sądu.

Ponowny wniosek do KRS o rejestrację zmian po zwrocie wniosku z błędami

poprawiony wniosek do KRS

W praktyce rejestrowania zmian w spółce z o.o. może zdarzyć się zwrot wniosku ze wskazaniem wnioskodawcy, jakie błędy zostały przez niego popełnione. Najczęściej popełnianymi błędami są nieprawidłowości w wypełnieniu formularzy rejestrowych lub błędy w wymaganych dokumentach dołączonych do wniosku do KRS-u.

Zwrot wniosku do KRS

Zgodnie z przepisami, referendarz rozpoznający zgłoszony wniosek o rejestrację zmian, zwróci wniosek o wpis bez wzywania do uzupełnienia braków, jeżeli z powodu nieprawidłowego wypełnienia wniosku o zmiany nie jest możliwe nadanie wnioskowi prawidłowego biegu (art. 19 ust. 8 ustawy o KRS).

Jeśli nastąpił zwrot wniosku na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy o KRS to najrozsądniejszym rozwiązaniem będzie złożenie ponownie wniosku o zmianę z poprawieniem wskazanych przez sąd rejestrowy błędów w pierwotnym wniosku (zgodnie z art. 19 ust. 10 ustawy o KRS). Poprawiony wniosek powinien być złożony w terminie siedmiu dni od daty doręczenia wnioskodawcy zarządzenia o zwrocie wniosku.

Powstaje pytanie, za pomocą jakiego formularza w Portalu Rejestrów Sądowych należy to zrobić, żeby poprawiony wniosek został szybko rozpatrzony (w pouczeniu zarządzenia o zwrocie wniosku nie ma takiej informacji)?

Poprawiony wniosek do KRS

Poprawiony wniosek należy złożyć wniosek jako “Wniosek o zmianę“, a w załączeniu dodać pismo przewodnie wskazujące, że jest to wniosek składany w wyniku zwrotu wniosku o sygnaturze, która została nadana pierwotnemu wnioskowi o zmianę. W piśmie przewodnim należy też poprosić o zaliczenie poprzednio uiszczonej opłaty sądowej (320 zł) na poczet tego poprawionego wniosku. Przy tej okazji warto pamiętać o dopłaceniu 30 zł do poprawionego wniosku i dołączyć potwierdzenie przelewu do pisma przewodniego. Z praktyki wynika też, że do poprawionego wniosku dołączamy załączniki z pierwotnego wniosku. Jeśli poprawiony wniosek zostanie złożony w terminie siedmiu dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie to wywołuje on skutek od daty pierwotnego wniesienia – co oznacza, że taki poprawiony wniosek jest szybciej rozpatrywany przez tego samego referendarza sądowego, który dokonał zwrotu pierwotnego wniosku.

Przykładowe pismo przewodnie

Jak powinno wyglądać przykładowe pismo przewodnie? Powinno ono wyglądać tak:

Piaseczno, dnia 4 września 2023 roku

Wnioskodawca:

Abatron Group sp. z o.o.

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

XIV Wydział Gospodarczy

ul. Czerniakowska 100

00-454 Warszawa

WNIOSEK O ZALICZENIE OPŁATY SĄDOWEJ

Na podstawie art. 19 ust. 10 ustawy o z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym ponownie składam wniosek o rejestrację zmian. Jednocześnie wnoszę o zaliczenie opłaty sądowej (320 zł) uiszczonej przy postępowaniu sygn. akt WA.XIV Ns Rej KRS 35126/23/323.

Załącznik:

Potwierdzenie uiszczenia 30 zł opłaty sądowej.

podpis